Formation Analyste/Concepteur en Systèmes d'Information (A.C.S.I.) 1998 - 1999
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Chapitre II
Par rapport à un système informatique traditionnel, l'arrivée d'un Intranet dans une mairie doit être vécue comme le passage d'une informatique de gestion à une informatique de communication.
L'outil, par sa grande souplesse d'utilisation, permet d'être le reflet de la politique de service public et de communication de la collectivité locale.
La structure même d'un Intranet mairie autorise, au delà du réseau interne, la communication avec tous les interlocuteurs et partenaires de la commune.
La figure ci-dessus permet de visualiser le cœur de cible de l'Intranet, les services municipaux eux-mêmes, autour desquels gravitent une communication en direction des autres communes et administrations, les entreprises, les administrés, et enfin le reste du monde.
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Communiquer efficacement : Que ce soit à travers le courrier électronique (e-mail) ou des forums de discussion (newsgroup), l'Intranet fournit à chacun la possibilité de communiquer et de s'exprimer de manière plus directe.
Le courrier électronique : Véritable nouveau moyen de communication, le courrier électronique constitue une évolution majeure des possibilités d'échange tant à l'intérieur de l'organisme que vers l'extérieur. Il permet, à chaque personne disposant d'une adresse électronique, de recevoir et d'envoyer du courrier tout en le dématérialisant totalement. La suppression du support papier constitue un gain économique important pour l'administration. Sa facilité d'utilisation et le caractère moins formel que revêt le courrier électronique offre une plus grande réactivité dans l'organisation du travail. Il s'agit d'outils forts pour développer de l'interactivité en gommant les barrières hiérarchiques.
Il doit bien sûr être couplé à un annuaire en ligne qui, grâce à des outils de recherche performants, permet de retrouver, au sein de l'organisme ou même à l'extérieur, la personne adéquate. Il doit permettre des recherches par nom, par service, par fonction, par organigramme, etc...
Les forums de discussion : Les forums de discussion - ou newsgroups - permettent de créer des lieux d'échanges thématiques où chacun peut s'exprimer.
Ils peuvent être fédérés ou non par un modérateur qui se charge de "filtrer" les questions posées ou les réponses apportées .
Ces forums sont une source constamment enrichie par les apports de chacun. Ils permettent à toute personne de poser une question et d'obtenir la ou les réponses. Il n'est plus besoin de connaître la "bonne personne" qui détient la réponse pour l'obtenir. Ils permettent de capitaliser le savoir en le faisant partager.
Une information partagée : Partager l'information : L'accès rapide et performant à travers des outils standard constitue une des plus grande force d'un Intranet. Chaque personne habilitée peut avoir accès, depuis son poste de travail, à la base documentaire de la mairie.
L'intérêt principal d'un Intranet est de rendre accessible à tous une documentation la plus large possible et en permanence à jour. L'information diffusée le plus largement possible est un gage d'efficience pour tous.
Quelques exemples tirés d'autres Intranet municipaux à l'échelle de la France :
Le travail collaboratif, à travers les services étendus de messagerie, est un apport indéniable de l'Intranet. Des applications de travail collaboratif existaient avant l'émergence des solutions Intranet mais elles étaient propriétaires et s'intégraient bien plus difficilement avec les autres composantes du système d'information.
Les services étendus de messagerie permettent de partager :
Sécuriser les données : Une gestion fine de la sécurité d'accès à l'information doit impérativement être mise en place afin de garantir la confidentialité et l'intégrité des informations sensibles qui sont gérées au sein d'une mairie.
Contrairement aux idées reçues (en particulier concernant l'Internet), les solutions de type Intranet (bien gérées), offrent un très bon niveau de sécurité. Elles permettent de gérer les droits d'accès aux données de manière très sécurisée.
L'Intranet, cœur du système d'information, doit intégrer la prise en compte de la sécurité, dès sa conception.
Impliquer chacun : Grâce à un Intranet, chacun peut devenir acteur de l'animation du système d'information par la mise en ligne de documents.
Aujourd'hui la publication d'information sur l'Intranet est grandement facilitée par les logiciels tels que les traitements de texte ou
tableurs qui intègrent en natif des fonctions de publication au format de l'Intranet.
Ainsi, sans connaître le langage spécifique aux navigateurs Internet, chacun peut devenir acteur et s'impliquer dans l'enrichissement du
patrimoine de la mairie en publiant les documents intéressant l'ensemble du personnel sur l'Intranet.
Standardiser les interfaces : L'interface utilisateur issue du monde Internet que sont les navigateurs (browsers) est standard et universelle. L'accès aux données s'effectue à travers cet outil unique favorisant ainsi sa prise en main.
Basée sur les techniques de l'Internet, un Intranet est conçu autour d'un schéma de navigation hypertexte à travers une structure de site Web.
Depuis l'interface universelle que constituent les navigateurs Internet (browsers), l'accès à l'information est rendu très aisé. Simple, convivial, facile d'apprentissage, personnalisable, le navigateur ne nécessite pas de formation lourde pour sa prise en main. Profitant des derniers développement de l'ensemble des éditeurs de logiciels, le client Web devient l'interface standard de beaucoup de produits.
Le navigateur permet de visualiser tout type de document quelque soit son origine :
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La mise en réseau de certaines administrations est déjà une réalité : sites gouvernementaux (ministères, ambassades, préfectures), sites publics (présidence de la République, parlement, sénat, journal officiel, …), sites européens (Conseil de l'Europe, Directions générales de la Commission européenne, …), Association des maires de France, …
Cette mise en réseau doit associer les collectivités locales en les intégrant à des réseaux Extranet. Les élus locaux sont proches de leurs administrés et connaissent leurs préoccupations quotidiennes auxquelles ils répondent par des actions concrètes sur le terrain mais aussi en étant leur relais auprès du Gouvernement. Il faut donc créer des passerelles de communication multimédia entre les élus locaux, le Gouvernement et les administrations, notamment entre le Parlement et les administrations.
A travers un réseau de type Intranet à accès protégé et sécurisé, des informations plus sensibles peuvent être partagées entre les différentes administration. Ceci permettrait à titre d'exemple :
Les mairies ont d'ores et déjà à la mise en place d'un tel Intranet pour leurs besoins propres : l'Association des Maires de France a
décidé de relier par Intranet ses 100 Associations départementales pour, à terme, relier ses 36 000 membres.
Organisation disséminée sur l'ensemble du territoire, les membres de l'AMF pourront ainsi bénéficier des avantages du travail en réseau
(économie d'expéditions postales, économie sur les déplacements, rationalisation et partage de l'information, optimisation des
compétences, formation à distance...). Cette nouvelle dynamique poussera les mairies à s'équiper pour bénéficier plus vite des
atouts de ce réseau Intranet et des services qui y seront offerts.
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